Pandemien har gitt oss kunnskap og erfaringer om andre måter å jobbe på og samhandle på. FHI ønsker å ta med oss det beste fra denne erfaringen og legge til rette for en hybrid arbeidshverdag etter pandemien. FHI skal være en attraktiv arbeidsplass som gir ledere og medarbeidere fleksibilitet til å jobbe hjemmefra der det er mulig. Samtidig må vi legge til rette for å ivareta et godt arbeidsmiljø, godt samarbeid og god kompetansedeling og informasjonsflyt mellom medarbeidere. FHI skal ha effektive arbeidsprosesser, og vi skal ha god ledelse og medarbeiderskap – og ikke minst et godt arbeidsmiljø og kollegialt samhold.

For å finne en god balanse og jobbe mest mulig effektivt stilles det krav til god og klok, ledelse for å klare å imøtekomme både arbeidsgivers, fellesskapets og enkeltindividets behov. Det stiller krav til selvstendige og ansvarlige medarbeidere med gode evner til å lede seg selv (selvledelse). Det stiller krav til teknologi og tilrettelagte arealer for å få best mulig samhandling både digitalt og relasjonelt. Vi må beherske en hybrid arbeidssituasjon, som betyr en blanding av digital kommunikasjon og oppgaveløsning og fysisk tilstedeværelse på arbeidsplassen.

Folkehelseinstituttet ønsker bistand til utforming og gjennomføring av et prosjekt som har som mål å:

• Øke kompetanse om og styrke ferdigheter som er viktig for våre ledere og medarbeidere i en hybrid arbeidshverdag.
• Forbedre og effektivisere bruken av digitale verktøy til samhandling og kunnskapsdeling.
• Øke kompetanse om kommunikasjon, møteledelse og psykologisk trygghet i en hybrid arbeidshverdag.

Målgruppen for prosjektet er alle medarbeidere og ledere i FHI.

Som bakteppe for prosjektet vi nå trenger bistand til har FHI satset på å bygge sterk tilbakemeldingskultur for læring, trivsel og et godt arbeidsmiljø. Dette er et program alle i FHI gjennomfører og dette bidrar til å bygge kultur for tilbakemeldinger på tvers av hele instituttet. Selv om tilbakemeldingskultur ikke blir i hovedfokus i dette nye prosjektet er det viktig at det blir videreført aktivt og som et viktig premiss og som en integrert del av det nye prosjektet.

KONKRETE TILTAK OG AKTIVITETER SOM SKAL GJENNOMFØRES:

Vi ønsker å se på ulike elementer som må utvikles i tett samarbeid med alle parter i organisasjonen for at de nye arbeidsformene skal fungere effektivt, samtidig som det skal skape trivsel og fleksibilitet for den enkelte og godt arbeidsmiljø for alle. Dette innebærer blant annet å se på erfaringer med hvilken ledelse som har fungert godt, og hva forskning og beste praksis sier om dette.

Utvikling av roller og styrking av ferdigheter – ledere og medarbeidere

Lederes evne til å bygge tillit og relasjoner er blitt svært viktig under pandemien. For å lykkes med en hybrid arbeidshverdag fremover, kan lederne ha behov for råd og støtte for å finne gode løsninger for sin avdeling, og det kan være behov for opplæring i god praksis og forskningsbaserte prinsipper for ledelse i nye arbeidsformer. Dette kan dreie seg om tidsstyring og struktur, å balansere medarbeiders behov opp mot kollegaers og leders behov/arbeidsmiljø, finne effektiv organisering av arbeidet, individuell dialog/oppfølging, og god kommunikasjon.

Å jobbe hybrid fremhever også noen egenskaper som er viktige hos medarbeidere. Medarbeidere må støttes av både prosesser, verktøy og måter å jobbe på som for noen er selvfølgelig, mens for andre må utvikles og trenes på (eks. selvledelse og autonomi). For å lykkes med fjernarbeid må medarbeiderne både bli satt i stand til å lede seg selv og de må beherske god selvledelse. Dette handler blant annet om forventningsavklaring, tydelige mål, å være proaktiv og søke den informasjonen vi trenger, ha et bevisst forhold til hvordan vi strukturerer arbeidsdagen vår, og at vi tar kontakt når vi trenger innspill og støtte fra andre.

Effektiv digital/hybrid samhandling med åpenhet og kunnskapsdeling som fundament:

En mengde plattformer og metoder for digital samhandling eksisterer, delvis med overlappende funksjonalitet. Det er viktig å se på hva som er effektive metoder og hvilke typer verktøy som fungerer når og til hvilket formål. Vi ønsker å forbedre og effektivisere vår bruk av digitale verktøy gjennom å øke kompetansen på hvordan vi best mulig kan legge forholdene til rette for sosial samhandling på digitale flater, styrker/svakheter til de ulike klassene av verktøy, viktige barrierer/fasilitatorer for digitale arbeidsprosesser, oppfølging av medarbeidere mv.

For å kunne jobbe godt digitalt/hybrid, må det også foreligge kunnskap om åpenhet og vilje til å dele kunnskap. I arbeidet med Covid-19 har FHI høstet erfaringer med virtuell samhandling internt og eksternt, under store forventninger til tempo, pålitelighet og åpenhet. Noen grupper har vært spesielt gode på dette, de har samarbeidet godt med andre fagmiljøer og produsert resultater ved at flere har jobbet på produktet samtidig (ikke sekvensielt) via digitale plattformer. Vi ønsker ekstern ekspertise som kan bidra til å finne mekanismer og grunnforutsetninger som muliggjør åpenhet, kunnskapsdeling og effektiv digital/hybrid samhandling, slik at dette kan formidles og deles i hele organisasjonen.

FHI har egne program for den digitale arbeidsplass og opplæring i bruken av digitale verktøy, for eksempel teams-møter og kommunikasjon, M365, smart dokumentsamhandling mm. Tiltak i dette prosjektet sikter derfor ikke på opplæring i spesifikke verktøy (egenfinansieres), men heller på å øke kompetansen om hva som skal til for å få effektiv og god digital/hybrid samhandling, utover det tekniske.

Kommunikasjon, møteledelse og psykologisk trygghet i en hybrid arbeidshverdag

En digital/hybrid arbeidshverdag påvirker rammene og premissene for kommunikasjon, møteledelse og psykologisk trygghet. Vi ønsker å øke kompetansen på hvilke kloke grep vi kan gjøre for å bygge og understøtte psykologisk trygghet i team, hvordan legge til rette for involvering og god dialog i møter, hvordan fremme god kommunikasjon og informasjonsflyt - også når samarbeidet skjer over digitale flater og i hybride arbeidsformer. Vi ønsker å finne frem til noen felles prosesser, gode vaner og kultur med utgangspunkt i, men gjerne relevans utover, den hybride arbeidsformen.

For mer informasjon om oppdraget og leveranseprosessen, ta kontakt med Sourcing Manager.